전시 오프닝, 초대장 명단만으로 충분할까요?
전시회나 갤러리 오프닝을 준비하다 보면 초청 대상이 한 종류가 아닙니다.
- 프레스(취재진)
- VIP·후원사·협력 갤러리 관계자
- 일반 초청객(작가 지인, 컬렉터 등)
이 세 그룹을 종이 초대장이나 이메일 PDF로 관리하든, 온라인 초청장 신청 페이지 하나로 받든 결과는 크게 다르지 않습니다. 대부분의 신청 페이지는 '초청 유형'을 구분해서 받도록 만들어져 있지 않기 때문에, 오프닝 당일 입구에서는 결국 "이분이 프레스가 맞는지, VIP 명단에 있는지"를 스태프가 다시 확인하게 됩니다. 초청 그룹이 섞여 있을수록 입구 혼잡은 커지고, 담당자는 대조하는 데 시간을 씁니다.
이 글은 전시회·갤러리·아트페어에서 초대장을 모바일 QR로 발급하고, 초청 유형별로 관리하며, 현장에서 인증하는 방법을 정리합니다. 공연·기업 행사의 일반적인 초대권 운영 방법이 궁금하다면 이전 글 「VIP 초대권, 엑셀 명단 없이 QR로 발급·관리·검표하는 방법」을 참고해 주세요. 이 글은 그중에서도 전시 특유의 상황(프레스·VIP·일반 초청 구분, 갤러리 현장의 네트워크 환경)에 초점을 맞춥니다.
1단계: 초청 유형별로 나눠 발급하기
기존 방식의 한계
종이 초대장이나 이메일 PDF는 물론, 온라인 초청 등록 페이지도 대부분 '하나의 신청 폼'으로 설계되어 있어 프레스·VIP·일반을 처음부터 구분해 받기 어렵습니다. 결국 발급 시점에 그룹별로 각각 디자인·인쇄하거나 파일을 따로 만들어야 하고, 초청 그룹이 늘어날수록 관리해야 할 버전도 늘어납니다.
큐리스로 초대장을 발급하면
- 큐리스에서 전시(행사)를 등록합니다.
- 초대 유형(프레스, VIP, 일반 초청 등)을 나눠 설정합니다.
- 유형별로 초대 링크 또는 QR코드가 자동 생성됩니다.
- 카카오톡, 이메일, 문자로 각 그룹에 맞는 링크를 전달합니다.
수신자가 링크를 열면 이름·연락처를 입력하고 자신의 모바일 QR 티켓을 발급받습니다. 담당자는 그룹별로 실물 인쇄물을 따로 준비할 필요가 없습니다.
2단계: 오프닝 전 — 누가 받았고, 누가 아직 받지 않았는가
전시 오프닝 며칠 전, "초대장을 못 받았다"는 연락이 오는 경우가 있습니다. 실제로는 카카오톡·이메일 알림을 놓친 경우가 많습니다.
관리 화면에서 다음을 확인할 수 있습니다.
항목 | 확인 가능 여부 |
초대 유형별 발송 수 | ✅ |
티켓 발급 완료 수 | ✅ |
미발급(링크 미열람) 수 | ✅ |
발급자별 발급 시각 | ✅ |
오프닝 전날까지 링크를 열지 않은 수신자를 유형별로 확인하고 재발송할 수 있습니다.
3단계: 오프닝 당일 — 유형별로 다른 동선도 대응 가능
전시·갤러리 현장의 현실
지하 갤러리나 팝업 전시장은 와이파이나 LTE가 불안정한 경우가 많습니다. 실시간 서버 조회 방식의 QR 검표는 네트워크가 끊기는 순간 작동을 멈춥니다.
초대장은 오프닝 전에 참석자 스마트폰으로 미리 발급됩니다. 그래서 오프닝 당일에는 이미 QR 티켓이 준비되어 있고, 현장 인터넷이 끊겨도 검표는 그대로 진행됩니다. 현장 스태프는 큐리스 앱에서 QR을 스캔하기만 하면 됩니다.
현장 검표 시 즉시 확인되는 정보
- QR 유효 여부(발급된 티켓인지)
- 중복 입장 여부(이미 사용된 티켓인지)
- 초대 유형(프레스·VIP·일반 중 어디에 속하는지)
프레스 라운지를 별도로 운영하거나 VIP 동선을 다르게 안내해야 하는 경우, 스태프가 스캔 즉시 초대 유형을 확인할 수 있어 안내가 빨라집니다.
4단계: 전시 종료 후 — 초청 유형별 참석 현황 확인
왜 확인해야 하는가
"프레스 초청 대비 실제 참석률", "VIP 참석 여부"는 다음 전시 홍보 계획이나 협력사 보고에 활용할 수 있는 정보입니다. 종이 초대장 방식에서는 입장 시 수기 체크 후 명단과 대조해야 확인할 수 있었습니다.
큐리스에서 확인하는 데이터
- 초대 유형별 발급 수
- 초대 유형별 입장(검표 완료) 수
- 미입장 수
- 시간대별 입장 분포
이 데이터는 마스킷이 수집하며, 3자 제공 동의를 통해 주최사가 활용할 수 있습니다.
기존 방식 vs 큐리스 전시 초대장 비교
항목 | 종이·PDF 초대장 | 큐리스 모바일 초대장 |
초청 유형 구분 | 버전별 디자인·인쇄 필요 | 유형 설정만으로 구분 |
발급 방식 | 인쇄 또는 파일 제작 후 개별 전달 | 링크 공유 → 수신자 자가 발급 |
명단 관리 | 유형별 별도 파일 관리 | 관리 화면에서 유형별 자동 집계 |
현장 확인 | 명단 대조 또는 육안 구분 | QR 스캔 시 초대 유형 즉시 표시 |
오프라인 검표 | 가능(종이 기준) | 가능(네트워크 없이) |
전시 후 유형별 참석 데이터 | 수작업 집계 | 자동 집계 |
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 프레스·VIP·일반 초청을 한 전시 안에서 함께 관리할 수 있나요?
가능합니다. 하나의 전시(행사) 안에서 초대 유형을 나눠 설정하고, 유형별로 별도 링크와 QR을 발급할 수 있습니다.
Q. 이미 온라인으로 초청장(참석 신청)을 받고 있는데, 전시에는 굳이 큐리스가 필요한가요?
초청장을 온라인으로 받고 계시더라도, 프레스·VIP·일반처럼 초청 유형별로 나눠 발급하고 현장에서 유형을 즉시 구분해 확인하는 기능까지 갖춘 경우는 많지 않습니다. 특히 네트워크가 불안정한 갤러리·팝업 전시장에서는 온라인 조회 방식의 검표가 끊기는 경우가 있어, 오프라인에서도 작동하는 검표 방식이 필요하다면 유용합니다.
Q. 전시 규모가 작아도 사용할 수 있나요?
소규모 갤러리 오프닝부터 대형 아트페어까지 사용 가능합니다. 초청 인원이 적더라도 프레스·VIP 구분이 필요한 경우 유용합니다.
Q. 갤러리 현장에 인터넷이 불안정해도 검표가 되나요?
네. 초대장은 오프닝 전에 미리 발급되므로, 참석자 스마트폰에 QR 티켓이 이미 준비되어 있습니다. 현장 스태프 기기에도 행사 데이터가 미리 저장되어 있어, 갤러리 현장의 와이파이나 LTE가 끊겨도 검표가 그대로 진행됩니다.
Q. 초대권 수신자가 스마트폰이 없으면 어떻게 하나요?
관리 화면에서 담당자가 직접 QR코드를 출력해 전달할 수 있습니다. 수신자 측에서 별도 앱 설치는 필요하지 않습니다.
Q. 이미 사용된 티켓으로 재입장을 시도하면 어떻게 되나요?
검표 시 "이미 입장 처리된 티켓"으로 표시됩니다. 중복 입장을 자동으로 차단하므로 스태프가 별도로 확인할 필요가 없습니다.
Q. 전시 종료 후 유형별 참석 데이터를 받을 수 있나요?
네. 초대 유형별 발급 수, 입장 수, 시간대별 입장 분포가 자동 집계되며 마스킷 수집 데이터를 3자 제공 동의를 통해 주최사가 활용할 수 있습니다.
전시·갤러리 초대장 운영 방식을 바꾸고 싶다면
전시회·갤러리·아트페어에서 프레스·VIP·일반 초청을 나눠 모바일 QR로 전환하고 싶다면, 큐리스에 문의해 주세요. 전시 규모와 초청 구성에 맞는 설정 방법을 안내해 드립니다.
작성자 : 배호연 대표
작성일 : 2026년 7월 5일
